Rédiger un communiqué de presse efficace

Comment rédiger un communiqué de presse efficace ?

La rédaction d’un communiqué de presse est loin d’être une formalité. Pour vous permettre d’informer des relais médiatiques avec efficacité, il n’y a pas une multitude de solutions. Suivez nos recommandations et exercez vous à plusieurs reprises jusqu’à ce que le résultat vous convienne, c’est la bonne stratégie à adopter.

Qu’est-ce qu’un communiqué de presse ?

Le communiqué de presse désigne un contenu textuel d’une ou deux pages adressé aux journalistes. Il doit les inciter à partager à leurs propres lecteurs une information qu’ils jugent intéressante, qu’il s’agisse de la création d’une entreprise, d’une fusion ou d’un autre événement d’importance. Beaucoup de sociétés de taille modeste de pure-players font l’impasse sur le communiqué de presse et se privent de ses bénéfices. Ce format s’avère principalement utile pour mettre en lumière son entreprise et accroître sa crédibilité.

Pourquoi faire un communiqué de presse ?

La première raison est d’ordre financier, envoyer un communiqué à des rédactions vous donne une opportunité d’apparaître gratuitement dans la presse. Bien entendu, cela exige de votre part de mobiliser une ressource en interne – ou de sous-traiter cette prestation à un rédacteur – mais cela n’est par exemple pas comparable à l’article sponsorisé. Deuxièmement, tous les communiqués de presse ne sont pas repris. Ce qui semble en apparence un écueil constitue en fait un avantage pour votre entreprise. En suivant nos conseils, vous avez de fortes chances de faire partie des heureux élus. Dit autrement d’intéresser les journalistes et ainsi les encourager à publier le communiqué de presse.

Il y a diverses circonstances où il est opportun de faire un communiqué de presse. En premier lieu, vous pouvez songer à solliciter des médias lorsque vous lancez une entreprise ou ouvrez un établissement. Cette démarche est également judicieuse quand vous désirez annoncer un nouveau partenariat, informer des investisseurs du rachat d’une filiale ou encore communiquer sur une levée de fonds. Ce type de contenu est par ailleurs indiqué lorsqu’on initie le rebranding de sa marque. Vous vous apprêtez à organiser un événement de grande ampleur ou sortir une nouvelle gamme de produits qui marque une rupture dans l’histoire de votre société ? Le communiqué de presse s’impose alors dans le cadre de votre stratégie de communication ! Sans oublier les périodes de troubles où il est fondamental de soigner une communication de gestion de crise.

La règle des règle des 5W (What / Why / Who / When / Where)

Il est primordial que vous répondiez à la règle des 5W lors de la rédaction de votre communiqué de presse. Celle-ci vous évite d’ommettre une information décisive et ainsi délivrer le bon message.

De quoi s’agit-il ? L’événement en lui-même.

A qui vous vous adressez ? N’oubliez pas que les journalistes sont des intermédiaires, des relais d’informations qui, in fine, touchent vos cibles. Nous allons voir dans une dernière partie les destinataires privilégiés de votre communiqué de presse.

Pour quelle raison communiquez-vous à ce sujet ?

Quand ? L’événement a peut-être eu lieu (un rachat), il peut aussi s’agir d’un événement qui débutera dans quelques semaines et n’aura pas de fin (lancement d’une nouvelle offre) ou d’un projet parfaitement cadré dans le temps.

Où ? A quel endroit se passe l’événement que vous aimeriez voir relater par une agence de presse spécialisée ou généraliste.

Vous devez répondre à toutes ces questions de manière assez brève, une à deux pages (format A4 sous Word ou Google Docs) suffisent en principe pour développer votre propos.

Structure rédactionnelle du communiqué de presse

Doivent nécessairement apparaître sur votre communiqué le logo de votre entreprise et une mention précisant que le document est exclusivement à destination de la presse. On trouve ensuite le titre, sa mise en forme doit attirer les journalistes et leur donner envie de parcourir la suite, en l’occurrence un chapeau qui vise à synthétiser rapidement l’information globale. Le corps de texte, les éventuelles informations liées à un établissement et une photo d’illustration sont les autres principaux éléments pour publier un communiqué en bonne et due forme.

L’importance du titre

Paradoxalement, il est préférable de patienter la fin de la rédaction pour choisir le titre du communiqué de presse. A ce moment là, vous allez sans doute plus aisément formuler votre message. On trouve très généralement le sujet suivi de l’action et de l’objet d’actualité. Dans le cadre d’une reprise d’entreprise, on choisit par exemple le titre suivant : “XXX rachète YYY pour un montant de…”

Il ne doit pas être évasif et renseigner suffisamment les lecteurs, tout en étant percutant. Pour autant, il est déconseillé de rédiger un titre de plus de deux lignes. Imaginez que votre communiqué soit relayé sur un site d’information spécialisé, seul son titre apparaît sur l’une des deux parties latérale, au côté d’autres liens. Cliqueriez-vous sur ce titre que vous avez choisi ?

Texte d’accroche

Vous devez être tout aussi précautionneux lorsque vous rédigez le texte d’accroche. Positionné entre le titre et le corps du texte, il constitue comme son nom l’indique une véritable invitation à la lecture. Il pose le problème et résume en quelques phrases les principales idées directrices de votre propos.

Le corps du communiqué

Vous pouvez désormais développer votre propos et rentrer dans les détails. Rédigez à la troisième personne sur un ton neutre et conjuguez au présent. Admettons que vous annonciez le rachat d’une entreprise, vous avez tout intérêt à rappeler son activité, ses spécificités et dans quelle mesure il était avantageux d’en faire l’acquisition. Si l’objet de votre communiqué est le lancement d’un produit, il convient de le présenter et de contextualiser cette évolution dans votre stratégie à moyen terme. Vous ne vous adressez pas directement à vos buyer persona comme vous pourriez le faire sur le blog de votre site internet.

Les bonnes pratiques à embrasser

Des informations compréhensibles

Tous les influenceurs et journalistes susceptibles de lire le communiqué de presse doivent pouvoir assimiler toutes les informations sans difficulté. Par conséquent, affranchissez vous de termes trop complexes si ces derniers peuvent être remplacés. Si vos doutes persistent à ce sujet après plusieurs lectures, faites découvrir le communiqué à une personne externe à votre marché. Il peut également être opportun d’inclure des citations de personnalités qui comptent, à l’image d’un cadre de votre entreprise. En outre, songez à enrichir le corps de texte de quelques liens dirigeant vers votre site internet et potentiellement vers d’autres ressources en ligne que vous jugez pertinentes. Les destinataires qui choisissent de les laisser lors de la publication vous donnent assurément un coup de pouce pour votre référencement naturel. En cas d’un lancement d’un produit ou d’une gamme de produit, il est fondamental d’annoncer le prix.

Une forme soignée

N’oubliez pas d’indiquer la date du communiqué et éventuellement le délai effectif de l’annonce (celle d’un produit bientôt disponible en magasin, par exemple). Cet élément permet aux journalistes d’écarter les contenus qu’ils estiment obsolètes. Aérer le texte n’est pas seulement conseillé, c’est fondamental. Entre chaque paragraphe, les sauts de ligne s’avèrent utiles, mais nous vous suggérons aussi de faire appel à des sous-titres pour souligner les idées à retenir. N’hésitez pas aussi à mettre en gras les expressions qui vous semblent importantes. Exploitez le format du communiqué de presse pour véhiculer une information principale et non plusieurs à la fois. Ayez toujours en tête que votre texte sera potentiellement lu par des personnes qui consomment déjà beaucoup d’autres contenus et peuvent rapidement se détourner de votre communiqué si celui-ci semble indigeste. Enfin, donnez l’opportunité aux lecteurs de pouvoir télécharger des illustrations du communiqué de presse en HD.

La conclusion finale et informations pratiques

La conclusion du communiqué de presse est l’occasion de mentionner des éléments complémentaires relatifs à votre entreprise. Qu’ils s’agissent d’informations portant sur sa création, les moments-clés de son histoire, de détails concernant la personne évoquée dans le communiqué etc…

Nos divers conseils sont destinés à vous aider à produire un contenu qualitatif, or rien ne vaut l’exercice et sa répétition. Forcément, au plus vous maîtrisez votre sujet, au plus vous êtes à même d’écrire un bon communiqué de presse.

Comment se différencier des autres communiqués ?

Les illustrations

Vous n’écrivez pas un roman, de surcroît vos cibles sont des communicants qui, râbachons le, sont exposés à une foultitude de contenus au quotidien. Ainsi, vous avez tout intérêt à illustrer le communiqué de presse en insérant un ou plusieurs visuels marquants. De même, rien ne vous empêche d’inclure des tableaux, infographies ou encore des vidéos qui apportent une valeur ajoutée certaine au document. Ces dernières ont la faculté de délivrer un message avec davantage d’efficacité. Dans l’idéal, hébergez ce type de contenu sur une plateforme de partage de vidéos, dans la mesure où tous les services de messagerie ne disposent pas d’une fonctionnalité autorisant l’intégration de vidéos dans le corps des e-mails. Eu égard à la taille des vidéos que l’on a l’habitude de se partager, oubliez l’alternative de la pièce jointe, généralement bien trop lourde quand il s’agit de supporter un contenu multimédia.

Un communiqué de presse 2.0

Profitez de l’attention que porte le journaliste et ses lecteurs pour inclure un appel à l’action. A titre d’exemple, vous pourriez les encourager à se rendre sur la page “Qui somme nous ?” de votre site web ou tout simplement sur la page d’accueil. Laissez aussi vos coordonnées de telle sorte que les personnes intéressées puissent vous contacter une fois le communiqué de presse envoyé. Les différents médias sollicités sont susceptibles de vouloir écrire un papier sur votre entreprise, dans ce cas il aura sans doute besoin de vous solliciter et d’interroger certains de vos collaborateurs.

Indiquez bien lors de l’envoi la date de parution envisagée en fonction de la nature du communiqué. Dans le cas d’un communiqué invitation, simplifiez le travail des journalistes en leur donnant la possibilité d’ajouter la manifestation directement à leur agenda. Le service Google Suite bénéficie de cette fonctionnalité très pratique.

Quel format d’envoi privilégier ?

CV, dossier de presse, livret d’accueil, fiches de poste…le format PDF est le plus souvent privilégié pour des documents de cette nature. Une toute autre approche est recommandée pour diffuser un communiqué. En effet, nous vous conseillons vivement de l’insérer dans le corps de votre e-mail. Certes, quand le journaliste consulte sa messagerie électronique depuis son ordinateur de bureau ou son PC nomade, il a la possibilité de télécharger en quelques instants la pièce jointe. Oui mais n’oubliez pas que leur temps est compté et qu’ils sont fréquemment en déplacement pour diverses relations publiques, munis de leur mobile ou de leur tablette. Une fois le message ouvert, le journaliste du média concerné a l’occasion de partager l’e-mail en quelques clics depuis son appareil connecté.

Quand envoyer son communiqué de presse ?

Il n’y a pas de période idéale pour attirer la lumière sur son entreprise. De toute évidence, vous ne maîtrisez pas ce qu’il se passe sur votre marché et pouvez autant bénéficier de conditions avantageuses qu’un concours de circonstances défavorables lors de la sortie du communiqué de presse. Cependant, plusieurs règles sont à suivre pour éviter de grosses déconvenues. Par exemple, il est prématuré de recourir à ce contenu si votre site internet n’est pas encore en ligne ou si votre nouveau service est en encore au stade de projet. Evitez également les envois à l’approche du week-end…

Comment diffuser son communiqué de presse ?

Pour mettre en oeuvre une bonne stratégie de relations médias, il vous faut également vous préoccuper du ciblage post-rédaction. En premier lieu, nous vous suggérons de vous mettre en quête du service de presse de chaque rédaction que vous aimeriez toucher. Vous, un attaché de presse ou responsable des relations avec les médias pouvez tout de même s’affranchir de ce travail de recherche de grande ampleur. Pour ce faire, rapprochez vous d’une agence de relations presse, c’est incontestablement le moyen de diffuser plus massivement le communiqué mais également d’atteindre uniquement les journalistes intéressés par votre actualité. En effet, vous n’êtes pas sans doute au fait de la ligne éditoriale de chaque publication. Quid du blogueur et de l’influenceur, autres figures médiatiques pouvant incarner un relais puissant ? Il est recommandé de les interpeller sur les réseaux sociaux ou de les solliciter par mail au moyen d’un e-mail personnalisé.

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