16 Mar
Chaque jour, le nombre de sites internet augmente dans le monde et notamment en France. En parallèle, les entreprises jouent des coudes pour faire parler d’elles et susciter l’intérêt de leurs cibles. Parmi les moyens qui s’offrent à elles, on distingue entre autres les campagnes de publicités à la radio, à la télévision, ainsi que les liens sponsorisés des moteurs de recherche et les bannières publicitaires.
On recense également des outils de communication très étroitement liés à la presse écrite ou aux journalistes qui oeuvrent pour le compte de la presse digitale, autrement dit les médias en ligne. Ce sont par exemple les dossiers de presse, des supports de communication qui visent à relayer de manière formelle diverses informations sur une entreprise.
C’est quoi un dossier de presse ?
Le dossier de presse peut être défini comme un ensemble de documents voués à présenter l’activité d’une entreprise. Interview, tableau, historique, détails sur un produit, énumération des orientations stratégiques…la société à l’origine de cet outil de travail y inclut toutes les informations qu’elle estime pertinentes.
L’objectif du dossier de presse ? Il vise à améliorer la visibilité de l’entreprise et à véhiculer des messages important à ses yeux. Ce recueil des documents ne s’apparente en aucun cas à une plaquette publicitaire dans laquelle on souhaite mettre uniquement en évidence les atouts d’un produit ou d’un service. Le dossier de presse s’inscrit pleinement dans une stratégie de relations presse, que l’entreprise soit nouvellement créée ou installée depuis des années.
A qui est destiné le dossier de presse ?
Comme son nom le laisse supposer, ce document de travail s’adresse à la presse. Cela comprend tout d’abord la presse écrite qu’on qualifie de print, en opposition à la presse en ligne. Figurent parmi eux tous les sites internet des grandes publications nationales, régionales mais également les médias de moindre importance. Ces derniers ne sont pas à négliger, en effet si leur audience s’avère plus réduite, les journalistes qui les animent demeurent peut être moins sollicités et sont ainsi plus enclin à lire votre dossier de presse, puis par la suite à évoquer votre actualité.
Par ailleurs, une agence RP adresse de plus en plus ces outils de communication aux blogueurs et aux influenceurs. Il n’y a qu’à voir les nombreux événements dans lesquels ils sont conviés, ils sont susceptibles d’apporter une grande visibilité aux entreprises.
Quelle différence entre un dossier de presse et un communiqué de presse ?
Il s’agit sans aucun doute de la confusion la plus fréquente faite par les personnes peu ou pas informées sur le sujet. Le dossier de presse et le communiqué de presse ne sont en aucun cas des synonymes, ils désignent des documents aux caractéristiques différentes qui répondent à des objectifs distincts.
Comme nous venons de l’évoquer, le dossier de presse est utilisé pour la présentation de plusieurs informations inhérentes à une société. Il regroupe un ensemble de document pouvant concerner un produit, une opération commerciale et plus largement l’entreprise qui en est l’auteur. Les rédactions à qui il est destiné ont tout le loisir de le lire rapidement ou de le consulter de manière approfondie. le communiqué de presse quant à lui traite d’un seul événement, il est notamment utilisé dans le cadre d’une gestion de crise ou lors d’une opération financière majeure.
L’un comme l’autre sont susceptibles d’être rédigés par une agence de communication comme une agence de relation presse. L’autre dénominateur commun ? Ils ont pour objectif d’attiser la curiosité des lecteurs à savoir les rédactions de médias et les influenceurs qui le reçoivent et peuvent décider par la suite de le relayer.
Rédiger le dossier de presse
L’introduction
Nous ne faisons pas allusion à l’introduction semblable à celle d’un communiqué de presse mais plutôt à la manière d’introduire tous les documents de votre dossier.
Prenez soin de la couverture, elle doit permettre d’éveiller l’intérêt du journaliste. Sont mis en avant la mention Dossier de Presse, le titre, le nom de l’entreprise / logo et une éventuelle illustration.
Succède généralement à la couverture le sommaire, un bon moyen de donner un aperçu des différentes informations disponibles. Rien ne vous empêche d’opter à la place pour un texte concis dans lequel sont énumérés les principaux documents du dossier de presse.
La structure du dossier
Quand
Traditionnellement, l’entreprise à l’origine d’un dossier de presse laisse une place privilégiée au mot du créateur / fondateur. A l’image d’un édito dans un journal, il s’exprime et porte un message optimiste. Il peut notamment rappeler les derniers chiffres qui témoignent de la bonne activité de sa société ou évoquer les grands projets voués au succès.
Ensuite, vous pouvez présenter votre équipe ou tout au moins l’organigramme dans le cas d’une entreprise de taille importante. Puis il s’agit de raconter les dates les plus marquantes de votre société.
Si vous avez déjà (ou que vous vous apprêtez à) lancer un service ou une nouvelle gamme de produits, profitez-en pour détailler ses caractéristiques. Quelles sont les perspectives de l’entreprise à moyen et long terme ? Les objectifs chiffrés qui ont été fixés ? Ce sont d’autres éléments d’information qui doivent étoffer le dossier.
En outre, on retrouve fréquemment une revue de presse qui participe à crédibiliser le dossier, ainsi qu’une page dédiée aux contacts.
La mise en forme
La forme du dossier est bien évidemment très importante. Le recours aux tableaux et graphiques est bien entendu important pour illustrer les contenus textuels. De même, l’usage d’illustrations de collaborateurs et de locaux contribuent à humaniser l’entreprise. N’hésitez pas à joindre joindre des versions HD pour les supports print (fichier zip pour les versions numériques fournies sous la forme d’un fichier compressé, ou proposé en téléchargement sur le site internet de la société).
La diffusion du dossier de presse
Quand envoyer le dossier ?
Si vous avez pris soin de vous conformer à ce modèle de dossier de presse, vous et / ou vos collaborateurs avez sans doute passé un temps non négligeable à la rédaction.
Le plus dur est peut-être dans le rétroviseur, cela étant il convient d’achever ce projet consciencieusement, de favoriser la meilleure diffusion possible des informations. Et cela passe tout d’abord par l’envoi de cet outil de travail à la période appropriée.
Seul vous êtes à même de déterminer le bon timing. Il est en effet fonction d’une multitude de facteurs. Les documents qui y figurent peuvent retenir l’attention de la presse au démarrage d’une activité, lors d’une levée de fonds ou encore au lancement d’un nouveau produit phare.
Les autres clés d’une bonne diffusion
Les attachés de presse et autres professionnels des relations avec les médias ont toutes les autres clés pour diffuser convenablement un dossier de presse. Dans le cadre d’un envoi par email au format PDF, il convient d’éviter de cibler les adresses générales de type contact@lemedia.com ou info@lequotidien.com. Pour vous démarquer, vous pouvez choisir l’envoi par la poste, cette solution vous donne par exemple la possibilité d’inclure des échantillons de produits.
Ne faites pas non plus l’économie de la relance par téléphone, elle peut s’avérer décisive pour rafraîchir la mémoire de journalistes très sollicités au quotidien.
Pour tirer profit d’un fichier presse actualisé et vous affranchir de tâches chronophages, vous avez tout intérêt à confier la rédaction et l’envoi de votre dossier à des spécialistes de la communication de presse tels qu’Ipresseo.
